privacyreglement

Algemeen
De Coöperatie Energiek Oldambt (CEO) is een vereniging die voor zijn functioneren persoonsgegevens verwerkt. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door ‘CEO’.

1 Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres en leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of e-mailadres, maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Foto’s en video’s worden in dit kader ook gezien als persoonsgegevens.

2 Verwerkt ‘CEO” persoonsgegevens?
Ja. Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Een overzicht daarvan is weergegeven in onderstaande matrix.

Bestuur
Leden Vrijwilligers
Incidenteel
(werkgroep)Leden relevante
organisatiesOverige Contacten/donateurs

Dhr./Mevr.√√√√√

Voornaam√√√√√

Achternaam√√√√√

E-mailadres√√√√√

Tel. Nummer√√√√√

Mob. Nummer√√√√√

Adres√√√√√

Functie√√

Actief sinds√

Actief tot√

IBAN√√

Geboortedatum√

Geboorteplaats√

VOG

Naam vereniging√

3 Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
De coöperatie is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van de hiervoor genoemde personen. De secretaris, de penningmeester en de voorzitter (tevens zijnde de functionaris gegevens-bescherming) zijn hiervoor aangesteld.
De ledenadministratie staat op een beveiligde computer. Deze computer is beveiligd met een wachtwoord (bekend bij de voorzitter, penningmeester en de secretaris) en security patches worden, zodra deze beschikbaar zijn, toegepast.
De computer is tevens voorzien van een adequate virusbescherming. Elke keer dat er mutaties worden gedaan, wordt ook een back-up van de gegevens gemaakt.
Deze back-up wordt op een beveiligde  computer bewaard en/of er wordt een back-up veiliggesteld op een USB-stick, die separaat van de computer wordt bewaard op een afgesloten plaats welke alleen bekend is bij de voorzitter, penningmeester en de secretaris.

4 Waarvoor verwerkt ‘cEO’  deze gegevens?
De persoonsgegevens die ‘cEO’ verwerkt, worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:
Leden: Deze gegevens worden vastgelegd voor het beheer van de ledenadministratie, informatie verstrekking en om in contact te kunnen treden;
Bestuursleden: Deze gegevens worden vastgelegd vanuit wet- en regelgeving, om vast te kunnen stellen wie beslissingsbevoegd is en wie waarvoor aangesproken kan worden;
Vrijwilligers: Deze gegevens worden vastgelegd om vrijwilligers te benaderen, te informeren en om in te kunnen schakelen voor het uitvoeren van diverse (werkgroep)activiteiten;
Overige contacten: Deze gegevens worden vastgelegd om in contact te kunnen treden in het kader van samenwerking en informatieverstrekking.

5 Verwerkt ‘cEO’ ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, religie, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. ‘cEO’ verwerkt deze gegevens niet.

6 Hoe gaat ‘cEO’  met mijn persoonsgegevens om?
Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig en niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij dienen. Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld zonder uw toestemming. Als een mail verstuurd wordt naar meerdere personen, worden de e-mailadressen in de BCC geplaatst.

7 Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor een andere gemachtigde aangesteld:
Leden: De ledenadministratie kan alleen worden ingezien door de voorzitter en de penningmeester van ‘cEO’;
Bestuursleden: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de secretaris en de voorzitter van ‘cEO’;
Vrijwilligers: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de voorzitter van ‘cEO’ en worden op verzoek beschikbaar gesteld aan bestuursleden die belast zijn met de uitvoering van activiteiten waarvoor de betreffende vrijwilliger(s) word(t)(en) ingezet. Alleen de gegevens welke op dat moment noodzakelijk zijn worden verstrekt aan de betreffende bestuursleden. De bestuursleden zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van deze gegevens te respecteren;
Overige contacten: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de secretaris van ‘cEO’ en worden op verzoek beschikbaar gesteld aan bestuursleden die belast zijn met de uitvoering van projecten.

8 Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan uw lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie, zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren.
Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijke voorschriften.

9 Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is ‘cEO’ gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

10 Kan ik zien welke gegevens ‘cEO’  van mij verwerkt?
U kunt een verzoek indienen bij het bestuur van ‘cEO’ om deze gegevens in te zien. Het bestuur is bereikbaar via info@energiek-oldambt.nl

11 Waar kan ik terecht met een vraag, klacht of een verzoek tot correctie of wissen van gegevens?
Voor bovengenoemde zaken kunt u zich richten tot het bestuur van ‘cEO’. Het bestuur zal deze verzoeken behandelen zoals is beschreven in de geldende wet- en regelgeving. Mocht uw vraag, klacht of verzoek niet naar wens zijn afgehandeld, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12 Wijzigingen
Het bestuur van ‘cEO’ behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Het verdient aanbeveling om het privacy statement op te vragen bij de voorzitter of op de website van ‘cEO’ te lezen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent.

Mei 2020